UT5 Bases de Datos

 A continuación, vamos a hablar un poco sobre Microsoft Access, el cual es una herramienta de diseño e implementación de aplicaciones de bases de datos, la cual se utiliza para realizar un seguimiento de información. Permite hacer muchas cosas, como revisar información ya almacenada en la base de datos, crear consultas, formularios, informes y muchas muchas más. 

Lo primero que vemos es la ficha archivo, la cual permite gestionar las bases de datos existen, así como crearlas. Cuando abrimos una base de datos Access tenemos 4 fichas básicas para organizar las opciones y herramientas que podemos usar.

BASE DE DATOS: conjunto de información almacenada de forma organizada y clasificada, para que sea sencillo realizar consultas sobre la misma y obtener datos concretos.

SGBD: conjunto de programas que administra y gestiona la información asociada a una base de datos.

MODELO RELACIONAL: modelo más extendido de diseño de base de datos, ya que es muy fácil de asimilar y permite almacenar datos manteniendo la coherencia de estos.

 

·        CREAR: nos permite crear los objetos de la base de datos (tablas, consultas, formularios…)

·        INICIO: podemos acceder a las diferentes vistas de los objetos, podemos utilizar las herramientas comunes de búsqueda de Office. También contiene el grupo Registros para realizar operaciones con una o varias filas de una tabla, consulta o formulario.

·        DATOS EXTERNOS: nos permite realizar importaciones y exportaciones de los objetos de la base de datos.

·        HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS: son opciones generales dedicadas a la administración y gestión de la base de datos como conjunto. Encontraremos herramientas para compactar y reparar, programar códigos y macros, gestionar relaciones y dependencias, etc.

2. Diseño de tablas

Una base de datos está compuesta por una o varias tablas y por objetos vinculados.

2.1 Vista Hojas de datos

Esta vista permite ver el contenido de la tabla pero también gestionar el diseño de la tabla para realizar operaciones como añadir un nuevo campo, cambiarle el nombre o eliminarlo.

Vista Diseño

Permite manipular la estructura de los campos. Podemos crear una tabla desde la vista Diseño, que podemos escoger:

·        Campos y tipos que van a almacenar la información de la tabla

·        Descripción de los campos a modo documentación

·        La clave, va a identificar cada uno de los registros de la tabla

·        Propiedades de campos.

 

A)     Tipos de campos

·        Texto: campo de tipo texto

·        Fecha/Hora: campo de un momento concreto

·        Memo: texto de tipo extenso

·        Número: cantidades (decimal o entera)

·        Moneda: cantidades monetarias en distintos formatos

·        Autonumeración: tipo añade Access por defecto

·        Si/No: datos lógicos (información verdadera o falsa)

·        Objeto OLE: se crea con el registro

·        Hipervínculo: dirección a otro documento con el que se enlaza el registro

·        Datos adjuntos: permite adjuntar documentos y objetos ya creados.

·        Calculados: tipo de campo que utiliza el valor de otros campos.

 

B)     Clave principal.

En el modelo relacional es preciso elegir una clave identificativa que distinga cada uno de los registros de forma única.

C)     Propiedades

·        Tamaño: longitud que ocupara el campo.

·        Título de campo: ponerle título al campo

·        Máscara de entrada: obligan al usuario a introducir el valor de una forma determinada.

·        Formato: depende del tipo de campo que escogemos.

·        Requerido: obliga a que ese campo tenga un valor

·        Indexado: genera un índice que mejora las búsquedas, pero ralentiza las actualizaciones.

·        Valor predeterminado: en algunos tipos podemos poner un valor predeterminado para que al insertar un registro nuevo ya aparezca ese campo con ese valor.

·        Regla y texto de validación: podemos establecer reglas de validación para comprobar si un valor es correcto.

 

D)     Asistente para búsquedas.

Un campo puede adquirir sus valores a partir de una búsqueda en una lista predefinida. Los valores de esa lista pueden ser escrita o recolectada a partir de una búsqueda en otra tabla.

 

E)     Relaciones.

El modelo relacional permite que consultemos campos de varias tablas a la vez y combinarlos para obtener una información más detallada. Las relaciones entre tablas implican que tienen que tener un campo común entre ellas, y uno de los campos debe ser clave primaria en una de las dos tablas.

 

FICHA DISEÑO RELACIONES: permite modificar y borrar el diseño de las relaciones entre tablas. En el grupo Relaciones tenemos botones que nos permiten mostrar u ocultar objetos partícipes en las relaciones.

3. Manipular registros.

Todo sistema de gestor de base de datos permite al usuario manipular de alguna forma la información.

·        Insertar nuevos registros.

·        Modificar la información existente.

·        Eliminar registros de la base de datos.

·        Consultar datos de una sola tabla o varias relacionadas.

3.1 Insertar registros: añade filtros o filas a tablas, podemos hacerlo de forma manual o importar un archivo que contengan un lote de registros. Para añadir registros de manera manual, tienes que irte a la Vista Hoja de Datos, y durante la inserción se han de respetar las reglas y propiedades del campo correspondiente que hemos definido en el diseño.

En este caso, la inserción se hará a partir de un archivo en el que tengamos almacenados los registros que queremos, en caso de que los vayamos a importar desde un fichero externo. A partir de una importación es posible realizar 3 operaciones:

-        Crear una nueva tabla con esos registros (se podrá elegir el tipo de campo y el campo clave)

-        Anexar los datos a una tabla ya existente: en ese caso es necesario poner mucho cuidado en que coincidan el orden y formato de los campos.

Vincular los datos: es posible hacer una vinculación dinámica con el fichero, de forma que cuando se hacen varios cambios en ese fichero, se hacen cambios en la tabla asociada en la base de datos Access.

3.2 Modificar y eliminar registros.

Modificar el valor de un campo de un registro es tan fácil como hacer clic en su contenido y editarlo desde la Vista Hoja de Datos. Eliminarlo también es una tarea fácil, solo debes seleccionar el o los registros a eliminar y pulsar el botón derecho del ratón y después escoger “eliminar registro”.

3.3 Consultar registros

Una consulta es una selección de datos de una o varias tablas combinadas. Nos permite obtener la información almacenada en la base de datos para que se adecue de forma útil a nuestras necesidades. Una consulta tiene 3 partes fundamentales:

-        Campos que quiero consultar.

-        Tablas donde se encuentran esos campos.

-        Condiciones que queremos para la selección.

FICHA DISEÑO CONSULTA

Permite ver la consulta de diferentes formas, ejecutarla. Podemos escoger consultas de acción, es decir, que cree una tabla, modifique, elimine o inserte nuevos registros y consultas más avanzadas.

 

3.4 Asistente de consultas

·        Consultas sencillas: nos permite seleccionar campos de una o varias tablas, pero no condiciones para esos campos. Eso lo deberíamos de a ver con la Vista Diseño posteriormente. Nos permite elegir entre mostrar los diseños con detalle o realizar un resumen.

·        Consultas de referencias cruzadas: crea una tabla cartesiana en la que los nombres de las filas formadas por valores de un campo, y los nombres de columnas por los de otro campo.

·        Consultas de duplicados: busca valores duplicados en uno o varios campos, de forma que podemos mostrar la información deseada solo si esta se repite.

·        Consultas de no coincidencia: busca los valores de un campo que no existen en el campo relacionado de otra tabla, es decir dentro de una relación entre dos tablas.

4. Formularios.

Un formulario permite visualizar y manipular registros de forma sencilla y con una apariencia más estética que la proporcionada por la Vista Hoja de Datos

·        Formulario: permite crear de forma automática un formulario de columnas con la tabla o consulta que tenemos seleccionada o abierta.

·        Diseño de formulario: perimte componer de forma manual el formulario.

·        Formulario en blanco: permite crear un formulario vacio y mostrarlo en moto Presentación para añadirle los objetos que lo componen.

·        Asistente para formulario: permite escoger de forma guiada distintos parámetros para un formulario predefinido.

·        Navegación: permite crear formularios especiales de navegación entre registros al formulario.

·        Más formularios: crea con la tabla seleccionada formulario más específicos

 

FICHAS:

·        Ficha diseño: permite cambiar la apariencia del formulario.

·        Ficha Organizar: contiene una serie de opciones que permiten reorganizar los controles del formulario de forma automática.

·        Ficha Formato: permite cambiar el formato de texto.

5. Informes

Un informe permite visualizar los datos seleccionados de las tablas o consultas de la base de datos, sin posibilidad de manipular registros

·        Informe: crea un informe automático a partir de la tabla o consulta.

·        Diseño de informe: directamente desde la Vista Diseño, podemos insertar los elementos que componen el informe.

·        Informe en blanco: crea un informe vacío y en modo presentación, al que podemos arrastrar los objetos que consideremos necesarios.

·        Asistente para informes: nos permite crear de forma guiada un informe sencillo a partir de los campos que seleccionamos.

·        Etiquetas: es un asistente para crear etiquetas a partir de los datos seleccionados

FICHAS:

·        Ficha Diseño: permite cambiar la apariencia del informe, añadir encabezado y pie de página.

·        Ficha Organizar: contiene una serie de opciones que permiten reorganizar los controles del informe de forma automática.

·        Ficha Formato: permite cambiar el formato de texto.

·        Ficha Configuración Página: permite ajustar el tamaño de página y el diseño.

6. Macros

Se pueden definir como un conjunto de instrucciones que se ejecutan en lote para automatizar una tarea frecuente o que no deseamos que sea interactiva con el usuario, sino en segundo plano.

FICHA DISEÑO (MACRO)

Permite la ejecución de varias formas y ocultar o mostrar información, para poder programar la macro de forma ordenada.

7. Seguridad

Encontramos una serie de herramientas y opciones asociadas a la seguridad.

·        Permite poner una contraseña de acceso

·        Permite dejar una base de datos compilada con extensión .accde

·        Podemos compactar y reparar la base de datos

·        Podemos validar y documentar la base de datos

·        Podemos crear una copia de seguridad

 

8. Exportación

La exportación de objetos nos permite reutilizar los datos en otros formatos o incluso en otra base de datos.

Podemos usar los asistentes de forma sencilla para exportar un texto a formatos como Excel o XML. Otra opción es la de adjuntar a un correo un fichero con los datos de la tabla o consultas que tengamos abierta.

 

9. Alternativas de software libre

 

OpenOffice Base ofrece una alternativa a Access 2010 dentro del campo de las bases de datos ofimáticas. Las similitudes entre las dos son obvias, comenzando por su apariencia de inicio y la distribución de elementos (tablas, consultas, formularios e informes).

OpenOffice es un gestor de base de datos ofimáticas que sigue el modelo racional, y por tanto, al igual que Office, permite combinar tablas por medio de campos comunes

10. Combinar datos de Microsoft Access con documentos de Microsoft Word

 

Nos permite crear documentos de texto que utilizan los campos de una base de datos. Esos documentos poseen una estructura predefinida por el procesador de texto pero modificable por el usuario. Podemos realizar la operación de dos formas:

·        Desde la ficha Correspondencia de Microsoft Word

·        Desde la opción Combinar con Word de  la ficha Datos Externos de Access.